成果が出るMTG議事録の取り方とは?

投稿者プロフィール

栃本常善
栃本常善株式会社マーケティング・エッセンシャルズ代表取締役/ローカルWeb集客の専門家
「顧問税理士と同じように中小企業に1人のWebコンサルタントが顧問契約することを当たり前にする」をビジョンにローカルビジネスWeb集客の専門家としてこれまで90業種以上600社超の企業や店舗、個人のWebマーケティングに関与/コンサル未経験から3ヶ月でWebコンサルになれる「Webコンサルタント養成講座」を主宰し、Webコンサルを育成するコンサルタントとしても活動する。

SNSでこんな広告を見かけることがよくあります。

「AIで議事録を自動化」

「会議の議事録をAIにお任せ」

みたいな広告。

今日は弊社がコンサルティングで使っている
議事録の取り方をテーマにお伝えしていきます。

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マーケティングエッセンシャルズの栃本常善とは、

顧問税理士と同じように
中小企業に1人のWebコンサルタントが
顧問契約することを当たり前にすること

をビジョンに


ローカルビジネスのWeb集客の専門家として
これまで90業種以上600社超の企業や店舗、

個人のWebマーケティングに関与。

また、コンサル未経験から3ヶ月で
Webコンサルになれる
「Webコンサルタント養成講座」
を主宰し、を育成するコンサルタント
としても活動する。

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AI議事録、弊社でも「AI議事録取れるくん」

や「Notta」というサービスを使って

議事録を使ってみました。

これらのサービスの特徴は

会議の音声を文字起こしして、

AIが自動で文章を編集して綺麗な文章に
まとめてくれたり、要約してくれたりする

といった内容になっていることが多いです。

で、そもそもなんですけど、

議事録=会議で話したこと

の記録ではないですよね?

確かに、文字起こししてくれて、

なおかつそれをAIが綺麗な文章に

まとめて整理してくれて、

わかりやすい表現に編集してくれるっていう

だけでもかなりすごいですよ。

でも、成果が出る議事録で大事なことは

※忘却曲線とは、20分後には58%のことは忘れてしまい、1ヶ月後には21%のことを忘れてしまう法則のこと。

エビングハウスの忘却曲線

をはるかに凌ぐ勢いの曲線で

「そういえば何やるんだっけ?」

と忘れ散らかしてしまっている人でも

2週間ぶりに議事録を見ても

「へぁ?これ何だっけぇ?」

とならないようにわかりやすいTODOと

内容詳細、期限、担当者、その補足情報が

整理されていることがとても重要になります。

例えば、弊社が提供している

Webコンサルティングでは、

「Web戦略会議」ということで

クライアントの経営者、Web担当者を交えて

毎月定例で行うようにしています。

Web集客を成功させるポイントは、

着実にPDCAを回すことです。

それで、PDCAを回すことができない

最大の障壁は何かというと、

「ミーティングを定例化できないこと」

「議事録をちゃんと取っていないこと」

この二つです。

これでは、組織に「一定のリズム」が

できませんし、PDCAサイクル

もちゃんと回りません。

PDCAはちなみに、

  • Plan(計画)
  • Do(実行)
  • Check(確認、検証)
  • Adjust(調整、調節)※Actionではない

です。

私たちのコンサルティングで行う

Web戦略会議では、

仮に社長や担当者がエビング(忘却)してしまっても

大丈夫なような議事録を作成しています。

①課題

②決定事項

③ToDO (内容と期限、担当者)

④その他共有事項

といった項目は最低限押さえておきたいですね。

上記に加えて、
会議前には、きっちりとアジェンダを決めて、

共有しておきたいですね。

話があっちこっち行ってしまいがちですから。

このような議事録があることで、

着実にToDoが実行され、

さらには私たちのような

コンサルタントが会議に入って

ファシリテートすることで

Web集客における目標と現状のギャップ

を明らかに(課題を特定)できるため、

成果を出すことができるのです。

そもそも会議すらやっていないという

会社さんは、まず定例会議をしてみてくださいね。

また、議事録を取ってなかった

とか単なるメモになってしまっていた

という方は、ぜひ今回の議事録のポイントを

取り入れてみてくださいね。

最後まで読んでいただきまして、

ありがとうございました。

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