成果が出るMTG議事録の取り方とは？

投稿日：2024.04.06

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栃本常善株式会社マーケティング・エッセンシャルズ代表取締役/ローカルWeb集客の専門家

「顧問税理士と同じように中小企業に1人のWebコンサルタントが顧問契約することを当たり前にする」をビジョンにローカルビジネスWeb集客の専門家としてこれまで90業種以上600社超の企業や店舗、個人のWebマーケティングに関与/コンサル未経験から3ヶ月でWebコンサルになれる「Webコンサルタント養成講座」を主宰し、Webコンサルを育成するコンサルタントとしても活動する。

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SNSでこんな広告を見かけることがよくあります。

「AIで議事録を自動化」

「会議の議事録をAIにお任せ」

みたいな広告。

今日は弊社がコンサルティングで使っている
議事録の取り方をテーマにお伝えしていきます。

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マーケティングエッセンシャルズの栃本常善とは、

顧問税理士と同じように
中小企業に1人のWebコンサルタントが
顧問契約することを当たり前にすること

をビジョンに

ローカルビジネスのWeb集客の専門家として
これまで90業種以上600社超の企業や店舗、
個人のWebマーケティングに関与。

また、コンサル未経験から3ヶ月で
Webコンサルになれる
「Webコンサルタント養成講座」
を主宰し、を育成するコンサルタント
としても活動する。

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AI議事録、弊社でも「AI議事録取れるくん」

や「Notta」というサービスを使って

議事録を使ってみました。

これらのサービスの特徴は

会議の音声を文字起こしして、

AIが自動で文章を編集して綺麗な文章に
まとめてくれたり、要約してくれたりする

といった内容になっていることが多いです。

で、そもそもなんですけど、

議事録＝会議で話したこと

の記録ではないですよね？

確かに、文字起こししてくれて、

なおかつそれをAIが綺麗な文章に

まとめて整理してくれて、

わかりやすい表現に編集してくれるっていう

だけでもかなりすごいですよ。

でも、成果が出る議事録で大事なことは

※忘却曲線とは、20分後には58%のことは忘れてしまい、1ヶ月後には21%のことを忘れてしまう法則のこと。

エビングハウスの忘却曲線

をはるかに凌ぐ勢いの曲線で

「そういえば何やるんだっけ？」

と忘れ散らかしてしまっている人でも

2週間ぶりに議事録を見ても

「へぁ？これ何だっけぇ？」

とならないようにわかりやすいTODOと

内容詳細、期限、担当者、その補足情報が

整理されていることがとても重要になります。

例えば、弊社が提供している

Webコンサルティングでは、

「Web戦略会議」ということで

クライアントの経営者、Web担当者を交えて

毎月定例で行うようにしています。

Web集客を成功させるポイントは、

着実にPDCAを回すことです。

それで、PDCAを回すことができない

最大の障壁は何かというと、

「ミーティングを定例化できないこと」

「議事録をちゃんと取っていないこと」

この二つです。

これでは、組織に「一定のリズム」が

できませんし、PDCAサイクル

もちゃんと回りません。

PDCAはちなみに、

Plan（計画）
Do（実行）
Check(確認、検証)
Adjust(調整、調節)※Actionではない

です。

私たちのコンサルティングで行う

Web戦略会議では、

仮に社長や担当者がエビング(忘却)してしまっても

大丈夫なような議事録を作成しています。

①課題

②決定事項

③ToDO （内容と期限、担当者）

④その他共有事項

といった項目は最低限押さえておきたいですね。

上記に加えて、
会議前には、きっちりとアジェンダを決めて、

共有しておきたいですね。

話があっちこっち行ってしまいがちですから。

このような議事録があることで、

着実にToDoが実行され、

さらには私たちのような

コンサルタントが会議に入って

ファシリテートすることで

Web集客における目標と現状のギャップ

を明らかに（課題を特定）できるため、

成果を出すことができるのです。

そもそも会議すらやっていないという

会社さんは、まず定例会議をしてみてくださいね。

また、議事録を取ってなかった

とか単なるメモになってしまっていた

という方は、ぜひ今回の議事録のポイントを

取り入れてみてくださいね。

最後まで読んでいただきまして、

ありがとうございました。

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